Правила написания дипломатических документов

[drixen]

Данная информация необходима прежде всего кесарю, послам и их секретарям. Эти правила будут распечатаны в четырех экземплярах и предоставлены означенным лицам.

Дипломатические документы, то есть те, которые относятся к внешней политике государств, занимают особое место.

К ним относятся: выступления государственных деятелей, послания, ноты, меморандумы, письма правительств с изложением в них позиции государств по обсуждаемым проблемам. Содержание дипломатических документов отражает многообразие самой жизни. По форме это могут быть и послания с признанием независимости государств и предложением установить дипломатические отношения, и заявления, затрагивающие судьбы всех народов, и предупреждения, протесты по поводу действий тех или иных государств на международной арене, представляющих угрозу миру и независимости других государств.

На данной игре будут использоваться следующие виды дипломатической переписки:

• личные ноты;
• официальные ноты;
• памятные записки;
• частные письма полуофициального характера.

Некоторые из этих документов обрамлены так называемыми формулами вежливости — комплиментами. В других документах таких формул нет.

Протокольные формулы вежливости применяются в личных и вербальных нотах, памятных записках, направляемых с курьерами (форма документа, которая используется довольно редко).

Личная нота направляется по вопросам важного и принципиального значения или содержит информацию о каком-либо крупном событии. Нота составляется в первом лице от имени подписывающего ноту и начинается с обращения. Наиболее распространенной формой является: «Уважаемый господин (имя)», «Уважаемый господин Посол». Это обращение призвано благожелательно настроить получателя в отношении содержания текста. Далее идет смысловая часть документа. Заканчивается нота комплиментом (формула вежливости), в котором автор «свидетельствует свое уважение».

Тональность личных нот может быть более или менее теплой. Если нота начинается словами: «Господин Экстрерриор», «Господин Посол» и заканчивается «С уважением» (без «искреннего» или «глубокого»), то очевидно намерение автора придать ноте сдержанный характер.

Автор письма может начать личную ноту словами «Уважаемый господин (имя)» и закончить «С искренним уважением». Здесь очевидно намерение придать ноте теплый, дружеский характер. Другие виды комплиментов:

Экстрерриору или Послу: Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моем самом высоком уважении.

Кесарю или королю: Прошу Вас, Ваше Величество, принять уверения в моем весьма высоком уважении.

Характер комплимента должен учитывать принцип взаимности, особенно в случае направления ответной ноты.

Форма обращения зависит также от конкретного случая и местной практики. В письме обращение может быть:

экстерриору — господин Экстерриор, Ваше Превосходительство;
послу — господин Посол, Ваше Превосходительство;
правителю государства — Ваше Величество.

Печать, а также фамилия и должность подписывающего лица на личной ноте не проставляются.

Адрес пишется в левом нижнем углу первой страницы ноты независимо от количества листов. В адресе указывается ранг лица, которому направляется нота. В ряде случаев в зависимости от местной практики и на основе взаимного уважения перед фамилией лица, которому посылается личная нота, употребляется титул.

Образец личной ноты:
Секретариат Его Величества кесаря Дриксен.

(дата)

Уважаемый господин Посол,

Прошу Вас принять мою искреннюю благодарность за Ваше дружественное поздравление по случаю помолвки принцессы (имя) и принца (имя).

Полностью разделяю Ваше мнение, что этот союз послужит укреплению дружбы между нашими странами.

С глубоким уважением,
(личная подпись).


Послу королевства Гаунау.
Посольство Гаунау. Эйнрехт.

Официальная нота — наиболее распространенный документ. Экстерриораты, секретариаты правителей и посольства ведут дипломатическую переписку в основном путем направления официальных нот.

Официальные ноты используются для рассмотрения и решения широкого круга вопросов. В них излагаются политические, экономические и другие проблемы как двустороннего, так и многостороннего характера. Нотами также запрашиваются всевозможные разрешения, сообщается о происшествиях с участием сотрудников посольств, доводится до посольств информация представительского характера (об организации поездок по стране, о приглашении дипломатов на официальные мероприятия и т.д.

Официальные ноты начинаются и заканчиваются комплиментом. Нота начинается с полного наименования отправителя и получателя: «Посольство королевства Талиг свидетельствует свое уважение Его Величеству Готфриду кесарю Дриксен и имеет честь сообщить...»
Заключительный комплимент содержит сокращенное название: «Посольство пользуется случаем, чтобы возобновить Его Величеству уверения в своем самом высоком уважении».

Не употребляется комплимент в нотах, содержащих сообщение об объявлении траура в стране, или в нотах с выражением соболезнования.

Диапазон протокольных формул вежливости весьма широк. Это позволяет смягчить более строгий тон или придать ему большую теплоту. Однако при этом всегда следует помнить: ничто не ценится так дорого и не стоит так дешево, как вежливость. Резкие выражения, риторические обороты речи, туманные намеки, восклицательные знаки, сокращения в виде «и т.д. и т.п.» в нотной переписке недопустимы. Работая над текстом ноты, содержащей, например, протест, нелишне помнить о том, что она может быть не принята, а это, в свою очередь, может привести к конфликтной ситуации с далеко идущими последствиями.

Текст официальных нот составляется в третьем лице.

Пример официальной ноты:
Посольство королевства Гаунау.
Эйнрехт
(дата)

Посольство королевства Гаунау свидетельствует свое уважение Его Величеству Готфриду кесарю Дриксен и имеет честь сообщить что наше королевство, будет соблюдать обязательства, принятые в отношении нашего союза. Продолжая питать полную уверенность в победоносном окончании настоящей войны, в полном согласии с союзниками, оно совершенно уверено и в том, что поднятые этой войной вопросы будут разрешены в духе создания прочной основы для длительного мира.

Посольство пользуется случаем, чтобы возобновить Его Величеству уверения в своем самом высоком уважении.

(подпись посла, его имя и печать посольства)


Его Величеству кесарю Дриксен Готфриду
Секретариат Его Величества кесаря Дриксен
Эйнрехт

Памятные записки обычно вручаются лично с целью усилить значение или подчеркнуть важность сделанного во время беседы устного заявления или просьбы, облегчить дальнейшее продвижение дела, предупредить возможность неправильного толкования или понимания беседы или устного заявления.

Текст памятной записки составляется в безличной форме (в третьем лице), содержат обращение и комплимент, имеют обозначение места отправки и дату. В отличие от вербальной ноты, на таких записках не ставится печать и не указывается адрес. Сверху имеется надпись: «Памятная записка».

Памятные записки направляются или по просьбе лица, с которым состоялась беседа, или как напоминание о том или ином вопросе. В дипломатической практике встречаются 2 вида памятных записок: а) переданных лично, б) направляемых с курьером.

Пример памятной записки:
Посольство королевства Талиг
Эйнрехт
(дата)

«Посольство королевства Талиг свидетельствует свое уважение Его Величеству Готфриду кесарю Дриксен и надеется, что вопрос о льготных пошлинах при торговле в городах Метхенберг, Ротфогель и Киршенбаумен будет решен в самом скорейшем времени.

Посольство пользуется случаем, чтобы возобновить Его Величеству уверения в своем самом высоком уважении.

(личная подпись посла)

Частное письмо полуофициального характера посылается знакомым официальным лицам в случаях, когда требуется какое-либо содействие в решении вопросов, являющихся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или ускорить решение какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо.

Частные письма пишутся на обычной бумаге, обратная сторона листа не используется. Обращение в таком письме бывает следующим: «Уважаемый господин N (должность или имя)».

Заключительный комплимент обязателен. Дата и личная подпись необходимы. Адрес пишется только на конверте.

Образец частного письма:
Эйнрехт, (дата).

Уважаемый господин Посол,

Возвращаясь к нашей вчерашней приятной беседе, я хочу еще раз поблагодарить Вас за любезное приглашение на музыкальный вечер.

Моя жена и я получили большое удовольствие от музыки, а исполнительское мастерство было выше всяких похвал.
Проведенный в Вашем доме вечер надолго останется у нас в памяти.

Примите, господин Посол, уверения в моем глубоком к Вам уважении.

(подпись)